探究单套制背景下电子文件“四性”保障思考

摘要：随着信息技术的不断深入和发展，为电子文件的管理工作提供了全新的思路、模式和挑战。实现了档案由“双套制”逐渐过渡到“单套制”管理的目标，从管“文件”到管“数据”，避免了传统管理模式带来的弊端和不足，确保了电子文件传输过程中的完整性、真实性、安全性和可用性，进而有效提升了电子文件管理的效率。基于此，在阐述了电子文件“四性”的具体要求后提出了单套制背景下电子文件“四性”的保障措施。

关键词：电子文件；单套制背景；“四性”保障

前言

《档案法》中已经明确指出了，要加快推进电子文件的管理模式，强化信息化的文件、档案建设水平，实现档案事业的创新发展。为此，必须要不断强化单套制背景下电子文件的“四性”保障，以推动档案的数字化转型，并充分发挥出档案的内在价值和效用，推动档案事业的稳定发展。基于此，本次就单套制背景下电子文件“四性”保障进行了梳理和探究。

1 电子文件“四性”的具体要求

1.1 完整性

所谓“完整性”，主要是指单套制背景下，电子文件的背景信息、内容、结构等要素，没有被遗失、丢弃、破坏等，进而确保文件的完善性[1]。首先，在完整性的电子文件管理过程中，要求其内部各个元素具有一定的相互关联性，可以有效结合成一个档案链，实现数字化、信息化的转换。其次，作为电子文件的重要构成部分，“元数据”也必须要保证自身的完整性。为此，需要在进行档案存储和归档的时候，进行严格的保密工作，以维护电子文件的完整性。

1.2 安全性

安全性主要是指数据存储和运输的安全性，不会造成非法的访问和破坏等[2]。电子文件的“安全性”包含了归档信息、系统环境和归档流程三项重要内容。因此，在进行归档的过程中，必须要检测其安全性，避免传输和存储过程中存在不安全的隐患问题，进而造成电子文件的丢失或损坏。利用单套制对电子文件进行管理和保存，能够有效确保电子文件的安全性能。

1.3 可用性

可用性也可称之为“实用性”[3]。主要是指电子文件能够被正常打开、检索和利用，并充分发挥出电子文件的价值和作用，实现信息化和数字化的转型。在单套制背景下，能够使电子文件实现长期的存储和使用，实现其可用性价值。

1.4 真实性

所谓“真实性”，主要是要求其结构内容、逻辑性和各项归档信息，没有经过任何的篡改，并保持原有的状态[4]。通常来讲，电子文件的真实性直接关系着文件的利用价值，真实有效的电子文件是重要的基础凭证。因此，在信息技术的时代背景下，必须要积极推行“单套制”的档案管理模式，利用电子签名、可信时间戳、区块链技术等，以保障电子文件的真实性。

2 单套制背景下电子文件“四性”的保障措施

2.1 完善电子文件相关标准

在单套制背景下，强化电子文件的“四性”保障，必须要不断完善电子文件的相关审计标准和管理机制，确保推行的单套制管理模式符合相应的标准和制度，并能够充分应用到各项业务系统中。

首先，要确保电子文件管理系统与数字平台相关联，规范各项管理的标准和机制，确保实现共同发展。

其次，相关部门要做好归档衔接、过程监督、技术支撑等关键性工作环节，建立完善的标准和制度，避免文件丢失、损坏带来的风险隐患，进而造成不必要的经济损失。

最后，建立电子文件管理的长期存储系统，打通各个环节的信息通路，实现维护管理、分类鉴别、保存流转等的一体化监管制度，实现电子文件管理工作的高效性。

2.2 重视技术的维护和管理工作

在进行电子文件“四性”保障的过程中，要重视技术的维护和管理工作。

第一，签名技术。利用电子化的签名技术手段，区别于传统的人工签名，并通过加密的算法和应用进行盖章签字等，实现各项数据的有效性。

第二，区块链技术。该项技术能够实现信息的可追溯性，利用加密算法和自身具备的去中心化特征，对数据的任何变动都要进行认可，并全程进行追踪和监管，保护电子文件的完整性，为电子文件的“四性”提供充分的技术支撑。

第三，可信时间戳。是一项具备较强法律效应的电子凭证，主要用于预防电子文件的被篡改和事后反悔的情况。该项服务依托于第三方权威机构进行对应标准的公信和证明，有效弥补了电子证据证明的先天不足性。

总之，在单套制背景下电子文件“四性”的保障过程中，重视技术的维护和管理工作，可以构建出一道牢固的数据“保护伞”，确保电子文件得到切实的“四性”保障。

2.3 优化“四性”保障流程

第一，拓展多个保障模块。

首先，要强化对单套制背景下电子文件“四性”保障的技术探究，拓展多个模块的有效应用，以增强“四性”的管理。比如，针对机密和重要文件，设置相应的警报系统。若出现被非法改写、恶意篡改等行为，会发出报警的提示。

其次，针对签名技术和可信时间戳，需结合多个相关部门的共同参与配合，并制定出公平合理的规章制度和流程。

最后，确保各个业务环节的连续性和完整性，加强对电子文档的前端控制，利用系统的捕获功能和探索效用，实现多个模块的有效管理、利用的闭环管理。

第二，学习成功经验。

首先，可以针对国内企业推行单套制的项目，进行研究和分析，掌握其数字档案的系统设置和规划，探究文件归档的步骤和各项重要的环节，学习其成功的经验和失误的教训。

其次，了解国外企业对电子文件的推行和管理机制，如国外的信任链模型的提出，使得电子文件在单套制背景下，得到了长期的保存和应用。为此，可以将其符合国内的部分，应用到实际的工作中，确保“四性”保障流程的进一步改进和优化。

结束语

综上所述，基于单套制背景下，强化电子文件的“四性”保障，不仅有效降低了文件的管理成本，同时也提高了管理的成效，进而加快了档案的信息化和数字化的进程。为此，档案管理人员必须要通过完善电子文件相关标准、重视技术的维护和管理工作、优化“四性”保障流程等有效保障措施，强化单套制的落实和完善，助推档案事业持续稳定的发展。

参考文献：

[1]唐祖芳.数字化转型背景下的电子档案单套制归档探析[J].办公室业务，2021，21（13）：181-182.

[2]王子灿，加小双.企业电子文件单套制归档的实施框架构建[J].档案学研究，2022，16（06）：108-114.

[3]段元振，周灿，李司媛.数字化转型背景下企业电子档案单套制管理研究——以湖南省水运建设投资集团有限公司为例[J].档案学刊，2022，14（04）：57-69+88.

[4]马娟娟.浅谈电子文件单套制的发展趋势及保障策略[J].机电兵船档案，2022，12（02）：76-78.